Author: Mark S. Gonçalves |
Hoje vivemos no mundo do trabalho com dois nomes: o da identidade na carteira e o do e–mail, com arroba. É praticamente impossível pensar na praticidade, comodidade e rapidez dos contatos profissionais em nossa vida atual sem o correio eletrônico, apesar dos vírus, piadas, correntes ou figurinhas cômicas. O e-mail é a principal forma de comunicação em muitas empresas, sobretudo pela agilidade que proporciona. Mas, na hora de escrever uma mensagem, fique atento. Alguns erros comuns podem não só causar ruídos entre as partes como prejudicar sua imagem profissional.
"Um e-mail deve ser claro, rápido e objetivo, além de seguir as normas gramaticais”, ensina a professora do curso de Comunicação Escrita do Senac, Marcia Freindorson. Para ajudar no momento da redação, confira as dicas abaixo.
Etiqueta - As regras de etiqueta corporativa também valem para as mensagens eletrônicas, principalmente porque o e-mail funciona como documentos oficiais em alguns casos. “O que não se faz no dia-a-dia da empresa não deve ocorrer no texto”, lembra Marcia. “O tom deve manter a formalidade, mesmo que se conheça bem o destinatário.”. Ao escrever e–mails, principalmente por ser uma comunicação muito fria, usar “por favor”, “desculpe”, “por gentileza” e outras expressões igualmente polidas conquista e agrada quem recebe a mensagem. A resposta, assim, fica mais fácil de ser conseguida. Lembre-se também que escrever um texto em "CAIXA ALTA" equivale a estar gritando.
Identificação - Ser pessoal é se identificar, usando verbos na primeira pessoa: “farei”, “envio”, “elaborei” etc. Isso ajuda a dar mais personalidade e comprometimento com o que se transmite.
Tom - Ser cortês é sempre bem-vindo, mas não se anime. Evite começar o e-mail desejando “Bom dia” ou “Boa tarde”. Prefira colocar direto o nome da pessoa e logo abaixo o texto da mensagem. Ao se despedir, nada de beijos e abraços. Encerre com um agradecimento simples.
Acentuação e Ortografia - Mantenha a grafia das palavras na forma padrão. Nem todas as pessoas estão acostumadas com a linguagem utilizada na Internet e nas salas de bate-papo on-line.
Pontuação - A pontuação deve ser respeitada. “A ausência de vírgulas e pontos muda o sentido da mensagem”, explica a professora. Além disso, pontos de exclamação e reticências não servem para redigir mensagens de trabalho. “Só devem ser utilizados para conversar com os amigos”, diz.
Internetês - Sem carinhas nem ‘rs’ ou ‘hehehe’ nas mensagens corporativas, por favor. Abreviaturas, a menos que seja o popular ‘abs’ de despedida, também devem ser cortadas, pois podem indicar preguiça ou impaciência do autor, se for abreviar, procure saber qual a maneira certa. “A palavra departamento, por exemplo, é abreviada comumente como depto, mas o correto seria dep.”. Mas, é melhor seguir a etiqueta do chefe nesse caso: se nem isso ele usa, melhor não arriscar. Ah, frases supostamente “edificantes” ou provérbios retirados de páginas na web também são fora de moda e inadequados.
Objetividade - Ir direto ao ponto é, no mínimo, o melhor que você pode fazer por seu destinatário. Pense no que quer dizer e escreva sua mensagem, tendo consciência da sigla QQCOPq, ou Quem, Quando, Como, Onde e Por que, usada no jornalismo. Comece o parágrafo com o verbo que resume a mensagem do e-mail. Por exemplo: “Faremos a alteração solicitada dentro de duas horas”, em vez de “A alteração solicitada será feita dentro de duas horas”. Isso torna a transmissão da informação mais fácil.
Concisão - É escrever o essencial em poucas linhas, sendo ainda assim bastante claro. Expor as idéias em poucas palavras é questão de hábito: se a barra lateral de scroll do programa que recebe os e–mails estiver minúscula, saiba que isso é um convite a apenas “passar os olhos” pelo texto, sem absorvê–lo com atenção. Procure não escrever demais. Mensagens muito longas perdem a agilidade. “O texto deve ter dois ou três parágrafos, com frases curtas”, afirma a professora.
Simples - Seja o que você é também para escrever. A melhor comunicação escrita é aquela simples, que dá o recado e todos entendem o seu tom. Evitar palavras rebuscadas ou frases de efeito para impressionar quem lê a mensagem é a melhor saída para não cair no ridículo.
Revisão - Redigir bem não é algo que cai do céu. É preciso muita leitura e alguma prática. Depois de digitar a última palavra, não clique em enviar. Releia o conteúdo. A concordância e a ortografia merecem atenção total, caso contrário seu texto pode causar má impressão. Verifique também se a informação está clara e corte palavras repetidas. E–mails bem escritos causam uma boa impressão e geram mais respeito por parte de quem os recebe. Afinal, saber usar a sua própria língua é uma vantagem no mercado.
Hábito - Estabelecer regras de uso diário do e–mail é uma boa dica para evitar estresse e perturbações no trabalho. O importante é ter um ritmo próprio de visualizar as mensagens e respondê–las – se pela manhã, ao chegar, se na hora do almoço ou apenas à tarde. Você não precisar e nem deve ficar tomando conta de sua caixa de entrada. Essa preocupação com as mensagens tira a concentração e gera muita ansiedade, deixando a estranha sensação de que há algo por fazer.
Respeito - Ao receber e–mails, é conveniente responder àqueles urgentes em primeiro lugar, mas sem jamais deixar de responder a todos. Basta informar que responderá mais tarde. Além disso, programas de correio eletrônico modernos podem sinalizar ao destinatário que você leu a mensagem. Neste caso, deixar de enviar um reply beira a grosseria e suja a imagem de qualquer um.
Particular - Usar webmail pessoal no trabalho só mesmo se tiver tempo livre ou se necessitar de alguma informação extra. Esquecer questões externas ao trabalho, por um tempo, ajuda a parecer que somos menos ocupados – mesmo que por um breve espaço de tempo.
Cópias - Muito cuidado com quem fica nas cópias dos e–mails. Determinadas informações não são para todos, mas todos que estão na cópia, muitas vezes, precisam saber que receberão (e por que) determinada mensagem.
Levante - Para que sua inspiração se aproxime e o e–mail seja apenas mais uma ferramenta de trabalho, levante da cadeira e dê umas voltas. Converse com os outros, tome um café, olhe pela janela, arrume alguns papéis. Enfim, busque formas de se sentir mais no mundo real! E quando voltar, aperte “Enviar/receber”.
Fontes: WebInsider
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Paulo Rossano Rossdeutscher |
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